ഓഫീസുകളിലും ബിസിനസ്സിലും ദിവസേന നിരവധി ഇമെയിലുകൾ അയയ്ക്കേണ്ടി വരാറുണ്ട്. പലപ്പോഴും ആശയങ്ങൾ വ്യക്തമാണെങ്കിലും അനുയോജ്യമായ വാക്കുകൾ തിരഞ്ഞെടുക്കാനും, ആവശ്യമായ ടോൺ (Tone) കൃത്യമാക്കാനും കൂടുതൽ സമയം ചെലവഴിക്കേണ്ടിവരുന്നു. ChatGPT, Claude തുടങ്ങിയ AI ടൂളുകളിലേക്ക് “Write an email to client” എന്ന ഒറ്റവരി നൽകിയാൽ ലഭിക്കുന്നത് ക്ലീഷേ നിറഞ്ഞതും നീളമേറിയതുമായ മറുപടികളായിരിക്കും.
You are an experienced corporate communication specialist. Write a professional email based on the information below. Purpose: [Explain why the email is being sent] Recipient: [Client / Manager / Colleague / Vendor] Relationship with recipient: [Formal / Familiar / First-time contact] Key information to include: - [Point 1] - [Point 2] - [Point 3] Required tone: [Professional / Polite / Friendly / Firm] Desired length: [Short / Medium] Call to action: [What the recipient should do next] Deadline, if applicable: [Date or time] Requirements: - Use clear and natural language. - Avoid unnecessary corporate jargon. - Keep the subject line concise and specific. - Do not sound demanding unless the requested tone is firm. - Correct any grammar or clarity issues in the supplied information. - Do not invent names, dates, commitments, or facts. Return the response in this format: Subject: Email body: Optional shorter version:
ഉപയോഗിക്കുമ്പോൾ ശ്രദ്ധിക്കേണ്ട കാര്യങ്ങൾ
Purpose എന്ന ഭാഗത്ത് ഇമെയിൽ അയയ്ക്കുന്നതിന്റെ ഉദ്ദേശ്യം ലളിതമായി എഴുതുക. ഉദാഹരണത്തിന്: “Follow up on project invoice sent last week.”
Key information-ൽ പ്രധാന കാര്യങ്ങൾ bullet points ആയി നൽകുക. പൂർണ്ണമായ ഇംഗ്ലീഷ് വാക്യങ്ങൾ വേണമെന്നില്ല; വിവരങ്ങൾ വ്യക്തമായാൽ മതിയാകും. AI വ്യാകരണവും ഘടനയും ക്രമീകരിച്ചുകൊള്ളും.
അയയ്ക്കുന്നതിന് മുൻപ് പേരുകൾ, തീയതികൾ, അക്കങ്ങൾ, attachment വിവരങ്ങൾ എന്നിവ മനുഷ്യൻ നേരിട്ട് പരിശോധിച്ച് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
AI നൽകിയ ഡ്രാഫ്റ്റ് മെച്ചപ്പെടുത്താൻ
AI തരുന്ന ആദ്യ ഡ്രാഫ്റ്റ് അല്പം നീളമുള്ളതാണെങ്കിൽ “Make it 30% shorter and more direct” എന്ന് ആവശ്യപ്പെടാം. കൂടുതൽ മൃദുവായ സമീപനമാണ് വേണ്ടതെങ്കിൽ “Make the tone warmer and more polite” എന്ന് നിർദേശിക്കുക.
